***商会  专职人员  岗位职责说明书
岗位基本信息
岗位名称
商会专职秘书（长）
所属部门
商会秘书处
直接上级
会长、商会分管领导
版本号
文件编号
直接下级
暂无
岗位职责概述
遵守商会的规章制度，依据会长及商会分管领导的工作指示，配合开展各项工作，对商会秘书处日常工作负责。
部门关系链
会长---商会分管领导---秘书长---秘书
工作职责
职责项目
职责描述
【1】
商会管理
1、协助会长、商会分管领导，制订商会宗旨、方针、目标、战略规划、各项制度管理体系。
2、协助会长、商会分管领导做好商会组织架构搭建，完成商会领导换届选举活动全程策划、记录（会议内容+照片+摄像）等。
3、主导拟订规范化的访客接待流程，要求区分一般访客、重要访客、社会人士、政府要员等具体接待流程，流程拟订报会长审批通过后，严格执行。
4、协助会长、商会分管领导处理商会各项日常事务性工作，对于各类日常事务性工作的完成时效性应有具体规划。如：办公室装修布置、环境卫生、家具添置&建账、办公用品【含电子设备】管理、水电费、租赁办理、物业沟通、人员招聘、入离职办理、用退工办理、保险缴纳等。
5、记录商会每日收支日记账，银行相关基础业务办理，次月2日前，出具上月收支汇报表、商会要求的其他财务数据表，提报会长审核。
6、协助会长、商会分管领导处理商会重大事件，收集和倾听会员企业或个人的合理建议或要求，及时向会长、商会分管领导汇报并向会长、商会分管领导提出自身的初步建议。
7、执行商会常规办公会议、理事会议（含会长办公会、领导班子会）形成的各项决议或决定，在执行过程中应注重与直接领导的实时沟通与汇报，保证上、下级工作信息的畅通性、对称性。
8、建全商会社会活动的评定、议事规则、办法及制度。
【2】
商务活动
1、参与商会领导指定的商务接待、应酬；期间要求衣着得体、化淡妆、懂常规商务礼仪，过程避免出现不合时宜的举措。
2、按会长、商会分管领导要求，代表商会广泛参与社会活动、增进商会与政府、事业单位、各工商界、工商联及各类商会的沟通与关系。凡以商会名义参加的各类商务活动，需在历次参与活动前 1-2个工作日，向会长、商会分管领导提报活动参与人员名单及参与活动预期实现目标的说明。经会长、商会分管领导批准后，相关人员方可参与活动。已获准参与活动的人员，应对各项活动的参与做好充分准备工作，包括但不限于活动中重要信息收集办法、适时对商会进行有效宣传、学习资料收集等。各次活动结束后2个工作日内，活动参与代表应向会长、商会分管领导作出书面总结汇报，3个工作日内组织内部分享学习会议，汇报内容务必详实、具备学习或经验借鉴价值。
3、各类商务活动的参与人员的申报，需秉持宁缺勿滥的原则，对于未经批准，绝不允许参加；暂无适合人员参与的活动，经会长、商会分管领导同意后可酌情放弃当次活动参与安排。
4、参与前需与会长、商会分管领导充分沟通或报备；活动结束后应主动向会长、商会分管领导汇报活动开展情况或下一步工作安排。
5、按商会要求，组织策划各类商务接洽活动，对活动流程、费用预算、会务工作细节、分工和各自完成时限、主要负责人职责等，予以明确，形成方案报会长、商会分管领导审批后执行。
【3】
文件管理
1、负责整理商会各类对内、对外公文、邮件、通知、各次会议记录进行分类整理、及时归档。
2、各类文件分门别类建册管理，做好目录索引，确保文件不丢失、易查。
3、做好重要文件或电子资料的备份管理。
4、承担商会各类文件（内/外部）、工作报告的起草并报会长审核。
5、协助会长，督促商会各成员工作计划实施、跟进完成情况。
6、组织商会简报或会刊、大事记编辑与整理&存档。
【4】
会员管理
1、积极发展会员或会员单位，持续扩大商会在业界影响力，不断提高并维护商会社会形象。
2、与会员保持经常性联系，协助商会为会员开展各种维权、培训、考察、论坛、研讨等交流活动 ，持续提高会员整体素质、促进会员间的交流与合作、为会员或会员单位提供交流与发展的广泛平台。
3、协助会长、商会分管领导与政府各部门、社会各界进行沟通，为会员提供政策、法律、信息、技术等方面的援助。
4、拟订会费管理制度与收费流程，及时跟进会费的收缴情况，对异常情况及时向会长汇报。
【5】
工作汇报
1、建立《工作日志》簿，做好每天的工作计划安排，下班前填写《工作日志》，记录好当天工作详细内容与完成的时间起讫时间，并发布到秘书审批。
2、每周五下班前，提报本周工作完成情况及下周工作完成计划，提报会长、商会分管领导审阅。
2、每月5日前，向会长、商会分管领导提报上月工作计划完成及详细说明。对于定性类工作计划完成情况，要求描述陈述详尽、不含糊；对于定量性工作情况，要求提供真实可靠的数据资料。
3、次年元月5日前，向会长提报上年度工作总体完成情况总结、次年主要工作计划及完成时限。
【6】
媒体运维
1、承担商会网站建设跟进与维护，及时更新商会网站动态，保证信息向社会传递的及时性、准确性。
2、承担商会的运维，注重软文撰写内容与附图的匹配性。
3、经常关注商会网站、的点击量，充分利用媒体工具，做好商会宣传、拓宽社会知名度与影响力。
4、及时做好商会各次公益的宣传报道，相关公益活动的内、外部报道软文、精选照片、视频等及时建档保管，保证查方便。
【7】
其他事务
1、协助商会党日常工作，根据需要和要求办理员工党员关系转移、党费催缴、党组织学习或相关活动组织、报道拟稿等。
2、办理商会资质文件， 对各类资质文件建册保管。建全资质文件借阅登记与审批流程并严格执行。
3、对外税务、银行、保险等机构事务性工作办理，如银行流水取单、常规报税、退税、保险管理等。
4、商会领导交办的其他临时事务。
任职资格
学  历
专科及以上
工作年限
社会工龄3年及以上
专  业
文秘、工商管理等
商务活动行业经验
同行或相近岗位工作经验要求：
秘书3年及以上工作经验；秘书长6年及以上工作经验。
知  识
管理知识：具备现代管理学基础理论与实践经验。
专业知识：精通商会秘书处日常工作。
行业知识：原则上对商协会筹建、运营有不少于2 年的实操经验。
资质/证书：暂无硬性要求。
职称/职业资格：暂无硬性要求。
技  能
办公技能：常用办公软件使用能力，如office word、Excel、PS、PPT等。
语言能力：文字功底深厚，具备优秀的文案撰写能力；熟练掌握各类公文的行文要求与规范化格式。
其他职业素养
领导力：具备一定的组织能力，能指导商会基层事务性工作的开展。
沟通协调：较强的沟通协调能力，有较高的情商与共情说服能力。
问题解决：社会经验与工作经验丰富，能应对突发事件，对于重大危机公关事件能有效配合会长妥善处理。
个性倾向：耐心好、责任心强、执行力强、亲和力强。
主要工作条件
工作场所
办公室为主，外联为辅。
工作环境
√ 舒适
工作时间
√  正常班    √ 偶尔出差          每周工作时间：5天
每天工作时间：冬令时  9：00~12：00  13：00~17：30
  夏令时  9：00~12：00  13：30~18：00
签名与批准
编制者
审核者
审批者
任职者签收