外部审核控制程序
1.目的
指导外部审核，即顾客审核和第三方审核工作，确保通过审核；推进审核发现不符合项的整改，直到有效关闭。
2.范围
适用于本公司顾客审核和第三方审核的控制。
3.定义
无
4.职责：
4.1品保部：主导外部审核及改善工作。
4.2管理者代表：负责外部审核要求的内部相关部门传递，审核准备，审核陪审，审核引导，
体系相关内容介绍解说，审核过程中异常协调解决，召集首、末次会议，主导不符合项的整改，改善报告审核及组织改善措施关闭验证。
4.3体系负责人：协助管理者代表开展外部审核活动，参与审核活动，准备审核需要的文件资料，会议召集，会议记录及审核改善报告提交跟进。
4.4文件管理员：参与外部审核活动，提供受控文件管理的相关证据资料备审。
4.5销售部长: 顾客审核时，负责传达顾客要求，组织审核接待，召集首次会议，向顾客发出审核改善报告，并跟进顾客反馈。
4.6销售部客户经理：负责顾客审核时的陪审，审核证据提供及发现问题记录。
4.7品保部：协助管理者代表准备外部审核的资料，核查相关记录的一致性，全程参加重要顾客及第三方的审核活动。
5.1 审核通知接收
1)销售部客户经理接到顾客审核要求通知后，应与顾客尽早直接沟通，明确审核要求（来访人员信息、审核目的、审核计划、审核明细表等），并尽量得到书面且经正式渠道得到确认的通知；
2)第三方审核由管理者代表与第三方沟通，通常需要对方提供书面的正式通知和计划，并经公司内部确认；
3)如果是重要顾客，且审核事关重大，销售部客户经理应在得到对方与审核相关的非正式消息时，即通知管理者代表，以尽量提前准备；
5.2 审核期间现场生产要求确定
审核通知明确后，销售部或体系负责人应与对方直接联系人和/或审核主要责任人电话确认，并澄清所有问题；同时，应确定在审核期间对现场生产产品/过程有无明确要求，有要求时，应与生产办确认、协商日期并与审核方取得一致意见。
5.3内部信息传递
1)审核信息一旦确定，销售部和/或体系负责人应立即将信息通知相关部门，并将相关情况报告管理者代表；
2)管理者代表根据审核要求，综合评估是否需要专门的审核准备，必要时，应报告总经理以寻求支持。"
5.4 审核准备会议
1)需要时，管理者代表/体系负责人接到审核通知和/或审核要求后，应在1个工作日内，认真学习审核检查表要求，并参照对比内部实际状况，识别出薄弱环节。必要时，召集各关联部门进行传达、学习，以清楚审核要求，并针对薄弱环节制订改善方案，明确责任人、完成日期等。由体系负责人跟进落实；
2)一般审核根据资料准备要求，由各部门逐条落实。
5.5 接待准备
1)顾客审核由销售部客户经理组织接待，第三方审核由体系负责人组织接待。确定审核人员
接站时间、到达我司的时间、迎接人员、陪同人员、初步的审核路线、会议室、及相关设备仪器和文具的准备、就餐安排、住宿安排、用车安排等；
2)对重要顾客审核应通知公司全体员工相关审核信息；
3)对国外重要顾客可能需准备国旗、多语种横幅/欢迎牌等，必要时报总经理批准后准备礼品、游览等活动；
5.6审核前准备及改善
1)相关部门领导及内审员按审核准备要求，进行改善并准备审核资料；
2)体系负责人跟踪检查并记录完成情况。
5.7 内部检查及自评
1)必要时，管理者代表组织对各部门的准备工作进行现场确认，并按检查表组织自评，对自评分较低的项目再次提出改善建议，责任部门负责按要求落实。依审核重要程度及内部准备状况，必要时，管理者代表可组织多次自评改善工作；
2)如果审核方需要提供自评分时，体系负责人与各部门及管理者代表确认后，自评分结果发给发给审核方。
5.8专项改善
1)经确认内部需要较大投入方能达到顾客或第三方要求的项目，及经整改2次以上仍未达到要求的，管理者代表与相关部门主管共同提出方案，提交总经理裁决，必要时组织专门的管理改善会议协调解决。
5.9 改善再确认
1)在顾客或第三方审核前1天，体系负责人对所有准备工作再次核实，以确保正式审核能顺利进行；
2)对实在无法在审核前完成且可能影响审核结果的项目，应立即报告管理者代表，提出应急措施，并提交总经理批准后实施。
5.10生产现场准备确认
1)生产部提前1周安排生产计划，提前3天确定生产准备状态，对审核员明确要求审核期间有特定产品/过程要求的，应与相关车间、工序确认实际的状态；
2)如果顾客已有产品在量产状态，即使顾客没有明确，原则上也应在审核期间有生产顾客产品，并提前1天通知管理者代表具体生产时间和工序；
3)生产部和相关车间应在审核前1天确认现场生产物料，有问题及时汇报并解决，相关部门配合，必要时管理者代表协调；
4)各车间应检查生产现场相应的作业指导书、设备点检表、人员培训记录等相关文件、表格、记录等，并安排特别的生产人员。做好车间5S工作；
5)品保部应检查现场作业指导书和检验文件、记录表格，检验员应特别关注顾客准备现场审核的工序，并要求在顾客审核时待在该工序，如果是连续生产，应仔细核查前几天的记录。
5.11审核路线确认
1)体系负责人根据审核要求和现场准备情况，提前1天再次现场确定审核期间的路线，如果与初步确定的路线不一致，应立即通知相关区域现场主管，以事先确定对策。必要时，报管理者代表，由管理者代表组织公司相关部门领导确定审核路线。
5.12现场陪审人员确认
1)管理者代表与销售部长和客户经理共同确认参与审核的陪审人员，陪审人员在任何时间均不得少于审核人员，特别是现场审核时；
2)提前与陪审人员进行沟通确认，必要时可事先组织审核应对技巧培训；
3)生产现场审核的陪审人员根据审核具体要求安排陪同人员，各车间主任在审核路线的车间进入处开始接待，接待人员不少于2人，其中1人作为应急联络及协助提供资料；
5.13首次会议
1)顾客审核由销售部客户经理负责，第三方审核由体系负责人负责提前书面发出审核首次会议通知，并提前电话通知各参与人员，确保所有人能准时参加会议。总经理原则上应参会；
2)顾客审核由销售部长主持，第三方审核由管理者代表主持，并根据实情确定是否选择适当的企业介绍版本进行介绍；
3)在首次会议上，由双方进行简短介绍认识，参会人员应主动与审核员交换名片；
4)会议上，审核人员宣讲审核计划及审核要求时，各参会人员应认真倾听并做好记录。体系负责人负责全程记录，必要时可录音。
5.14安全与保密要求
1)在审核员进入到生产、检验区域前，需按要求穿戴劳保用品，方可进入生产检验区域；
2)执行生产现场审核时，应按既定的路线引导审核员，对于非审核员方产品，不允许审核员拍摄照片或录相，必要时，经总经理批准后方可由我方人员代为拍摄照片，且须与销售部确认双方已签订保密协议，规定有不得透露其它顾客或产品或其它商业机密信息
5.15现场审核 管理者代表
1)审核时，各部门积极参与，配合审核员接待工作，营造良好的审核氛围，以开放心态面对
审核，并与审核人员保持良好的沟通，不急不燥。当与审核员提出的要求有不同见解时，应心平气和，耐心与审核员进行沟通，并提供适当的证据，以消除其担忧，切忌与审核员发生争执；
2)当双方意见不能达成一致时，应即时报与管理者代表，统一由管理者代表与审核员沟通；
3)体系负责人全程记录审核过程中的问题点，并记录审核员的要求。
5.16审核引导
1)审核过程中，应积极引导审核员，周到照顾审核员，避免让审核员独自在无关的办公区域或生产现场走动。当审核进入到生产现场时，涉及必需配戴劳保用品时，应注意严格按要求执行，确保审核过程安全。
5.17审核证据提交
1)各部门在提交证据时，应尽快完成。在提交证据前应先对证据进行查看，必要时事先与管理者代表进行沟通确认后再呈现给审核员，避免因证据缺失导致审核员不满意；
2)审核员未指示要求时，非陪审人中禁止提供任何审核证据给审核员；
3)如因实际情况影响，无法短时间内提交证据时，应提前与审核员说明，避免审核员等待或被审核员认定证据缺失。
5.18审核交流
1)在审核过程中，我方所有的举动都会影响审核员的评判，各陪审人员应认真如实记录审核发现及审核员提出的改善建议，对于可立即改善的事项，第一时间整改后立即提交给审核员确认。 对于无法立即整改项，应尽量与审核员说明后续整改计划，可能时做出范例，以消除审核员担忧及差评。
5.19末次会议通知
1)审核结束前，体系负责人通知各相关人员参加审核总结会议，原则上应邀请总经理或其授权人出席。
5.20末次会议
1)总结会议开始时，销售部长或管理者代表应先向审核方人员介绍内部出席人员，并对审核员的审核工作表示感谢；
2)总结会议中，审核员会对本次的审核作出总体评价，并列举需要改善的事项，各参与人员应认真做好记录，如对审核员提出事项有异议时，可与审核员进行说明与解释，但必须注重沟通技巧。如无法达成一致意见时，应由管理者代表安排，在会后再进行进一步的沟通；
3)体系负责人或其他指定人员全程记录，必要时应录音。"
5.21正式改善项目确定
1)总结会议后，如时间允许，管理者代表随即召集检讨改善措施，由体系负责人或其他指定人员整理会议纪要，形成“审核发现问题报告”，并与审核员现场确认改善计划；
2)如时间不允许或其它因素影响，可在审核结束后1个工作日内，体系负责人或其他指定人员整理会议纪要，形成书面“审核发现问题报告”，发给相关部门责任部门领导及与会人员。
5.22其他问题措施要求
1)体系负责人收集各参与审核人员在审核过程记录的改善项目，汇总整理成内部“审核发现问题报告”改善跟进表，发给相关部门责任部长及与会人员
5.23改善计划确定
1)在收到体系负责人发出的“审核发现问题报告”后，各责任部门即展开原因分析并制订改善措施及改善证据，通常在3天内应回复给体系负责人（如顾客对完成时限有特别要求时优先满足顾客要求）。改善措施原则上应在1个月内完成；
2)管理者代表对各部门提交的整改报告进行汇总确认，当不符合要求时，与责任部门沟通后进行修改。
5.24改善计划发审核员
1)管理者代表确定后，顾客审核由体系负责人将改善计划即提交审核方部分的“审核发现问题报告”（或审核方要求的格式）交销售部客户经理发给接收的审核员，第三方审核则由体系负责人直接发；
2)改善计划发出后，发件人应与接收的审核员电话沟通，确认是否符合要求。
5.25措施跟踪
1)体系负责人根据改善计划中的要求时限，逐项收集改善证据，编制改善措施报告，并提交管理者代表确认。
发布评论