招商会议是指招商组织通过举办种类型的会议，向外界介绍、宣传、推广自身的投资环境、招商项目，促进沟通，广建联系，以吸引客商前来投资的一种招商引资活动。在国际经济十分发达、市场经济十分活路有利的条件下，它不仅是招商组织有效地开拓招商引的国际市场、吸引跨国公司前来投资的重要途径，也是招商组织推销自身形象、扩大社会影响的积极举措。因而，在国内外举办招商会议，越来越受到各界招商组织的重视，并已成为当前招商引资的重要内容和手段之一。
第一节招商会议的类型和特点
招商组织如何根据自身的条件，确定招商的主题、内容、对象，选择合适的招商会议类型，是招商组织搞好招商工作的重要内容之一。下面介绍几种招商会议活动的主要类型和特点，可供参考。
一、招商会
招商会是招商组织（一般为政府部门或大型机构团体）在国内外举办的规模圈套的综合招商活动，由组织者组织本地区域本系统有关行业的招商单位和人员参加。其主要特点有：
（1）会议场面较大，社会综合效应强。
（2）通过政府或对外有影响力的机构等各种渠道，广泛邀请客商参会。
（3）对外公布招商的项目多，投资的区域和项目规模较大，行业涉及面广。
（4）会议组织形式为松散型，参加招商会的各个部门组织上受招商会组织者统一管理，业务上可独立开展对外业务洽谈，进行招商活动或贸易活动。
二、投资研讨会
投资研讨会是招商组织(可为政府部门或企业、行业系统)在国内外举办的招商活动由组织者组织本部门属下企业或本系统的招商单位和招商人员参加。其特点有：
（1）规模可大可小，由组织者视情况而定。
（2）会议除我方主办单位外，一般邀请当地（或国家）的政府、工商会、经济组织为协办单位，共同邀请所在国（或所在地）的商会和经济组织的会员等客商参会。
（3）会议目的明确，招商项目重点突出，收效较佳。
项目介绍会是招商组织（政府部门或企业）在国内外组织举办的小型专项招商活动。其特点是：
（1）规模较小，多是单个项目介绍或多个项目联合洽谈。
（2）邀请客商针对性较强，范围易于控制。
（3）项目的洽谈可较深入、细致。
三、信息发布会
是招商组织（一般为政府部门）在国内外举办的发布招商信息招商活动。由当地政府根据本地区的情况向各界介绍本地区的投资政策和投资环境，推出招
商项目，发布各种招商信息。信息发布会的主要特点是：
广告招商（1）邀请参加会议的对象主要是各国地区的大使、领馆代表，外国公司驻本地办事处代表，国内各种传媒机构，当地政府各行业主管部门的人员。
（2）会议目的旨在宣传、介绍、推广本地区的投资政策和环境，并针对投资有关问题进行说明和解答。易于组织，规模不大，具有一定的影响力。
第二节招商会议的筹备
招商会议一般多在国（境）外举办，旨在通过招商会议的形式，吸引世界跨国公司、大财团到国内投资。
因而在国（境）外举办的招商会议，具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议，与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段的大量细致、繁杂、辛勤的工作是息息相关的，“台上一场戏，台下千日功”。其中首要的步骤就是会议的筹备阶段。
一、预先筹划，制定方案
招商会议筹划方案作为会议组织的纲要，主要围绕如下三个环节进行。
1、确定会议目的、名称、规模
招商会议由于有其独特的个性，因而不论以何种方式进行，其目的就是为了招商引资围绕这个目的，招商组织根据掌握的各种信息，跨国公司、大财团的投资动态，以及世界经济发展的趋势，各国对外资本输出的流量等，来分析和选择举办招商会的所在国家，再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。
2、确定会议时间、会场、邀请客商
招商会议时间确定，除需考虑到会前准备时间外，还要与会场的准备，我方人员出入境手续的办理，国（境）外宾客的邀请，当地协作机构和新闻机构的联系等情况作通盘考虑。
与会议时间相关的会期安排，要根据紧凑、连续的原则进行，并制订详细的计划安排表，既要严格控制会议时间，力求高效，又必须使招商会议时间安排合理，主组织者有充足时间介绍情况，参会客商有充裕时间提问、洽谈和进行投资探讨，达到预期目的。
招商会议地点（即会场）的选择，应依据会议的目的、规模及国（境）外合作机构的协助来确定。会场座位通常以略多于到会人数为好，如果会场太小，人同拥挤，影响会场秩序；会场过大，则显得稀稀拉拉，冲淡会议气氛，两者都会影响会议效果。
同时，在确定会议时间、会期及会议地点时，还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响这三种因素。一般来说，会期安排在上午8—11时，下午2：30—5：00时，会场地点选择在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜。
与会对象，需围绕本次招商会的目的来确定。除我方各有关领导和招商人员外，邀请的客商应包括当地政府要员，工商界知名人士，有关财团、公司或各商界组织负责人及其代表，新闻界人士，协办组织有关人员等，并邀请我国驻外使、领馆人员参会。
3、编制会议费用预算
通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一个大致的估算，并可有计划
地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。
筹划方案形成并取得主管领导批准后，下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子，以便形成具体细致的工作方案，分工协作予以实施。
二、会务工作组的组建、分工和训练
会务工作小组的职责，主要是为会议提供会员服务，负责策划、制订和落实方案，起到上下达的枢纽作用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员，联络国（境）外合作单位，邀请客商和宾客及相关机构，组织和编制会务资料、招商项目资料，宣传签约项目，组织安排我方人员的出入境、行程、住宿、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项工作。
会务工作小组的组建，应由主管、带队领导负责统筹安排，并以有相关经验的人员负责常务工作，配置大会现场译员，通过详细分工，明确职责范围和工作标准，保证各成员富有成效地开展工作。
会议的主持人，作为会议的灵魂人物，必须在会议召开过程中，起到“起”“承”“转”合的作用，因而必须对招商业务有了解，具有较强的语言表达能力、思辨能力、组织驾驭及良好的修养和礼仪知识，故通常应
由招商部门负责人或骨干，或由公关部门素质较高的专门人员担任。在选择会议接待人员时，要求仪表端庄，善于交际，并应根据会议所在地的具体情况对外语的语种、熟练程度提出一定的要求，同时需加强以下四个方面的训练：
(1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知识。
(2)公关方面的常识，接待和礼仪方面的训练。
(3)会议当地风俗习惯和概况的了解。
(4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件的处理程序和准则等。
三、广泛宣传、推广
为使会议达到最效果，取得圆满成功，应针对会议对象的不同特点，通过不同的传播媒体做广泛宣传和推广。
1、传播媒体的选择
考虑到招商会议面对的对象主要是当地政府、工商企业界人士、新闻界人士，层次较高，招商信息较为
专业化，同时又具有时效性，故选择对当地工商实业界有影响力的报纸作为传播媒体较为理想。同时，可在招商会议举办的前几天，在当地收听及收视率较高的电台、电视冶进行广告宣传，加强轰动效应。
2、招商会议宣传稿的刊发
通过选定的传播媒体利发会议的宣传稿，通常以开会日期前两星期左右为宜，以便与会者从容做好日程安排及材料的准备。同时在会议召开前一天，在报刊登载本次活动的专访新闻，加强宣传效果。
会议宣传稿的内容，除对本地区及本次会议作简略介绍外，一般还应在相关范围内发出会议邀请并附回执，说明、联系人等。
四、有目的、有选择性地发出邀请函
为保证重点、表达诚意，达到既定目标，还应有目的、有选择地向有关单位或人士发出邀请函。
（1）向当地正要、民间知名人士发出邀请函。
（2）向当地工商实业界领袖、各商会组织负责人士发出邀请函。
（3）向当地有关企业负责人或投资筹划人发出邀请函。
（4）向当地有影响力的报刊、电台、电视台记者发出邀请函。
（5）向本国驻当地使、领馆大使、领事或商务参赞发出邀请函。
邀请函的发出，可利用传真或邮寄的方式，必要时可附上宣传介绍材料和招商项目简介。
五、准备会议资料
会议资料按其内容可分为三大项：
1、体现会议题的主要文件
包括我方领导的重要发言，招商项目目录，统计资料，新闻发布稿等。
2、为议题服务的辅助材料
包括开幕词，闭幕词，有关方面贺电稿，已投资设厂的外商经验交流资料等。
3、与会务工作相关的附件资料
包括大会议程表，会议工作领导小组名单，主席台人员名单，宾客名单，宾客席座位安排名单，当地及所在国工商业概况资料，会议接待安排，会场布置方案，入场凭证，会议须知等。
六、准备招商资料
招商资料主要包括招商项目资料和招商宣传资料。
招商项目资料可在上年度资料的基础上，经过重新核准挑选，加上当年新增项目，结合各招商单位上报的资料，予以汇编付印。
招商宣传资料包括宣传和介绍本地区政策、法规、条例、投资环境、投资程序的宣传册子、幻灯片、投影片、录像带、光碟等。如有条件，可配备手提电脑，将有关资料储存进去，供随时查阅。
七、准备签约项目
为扩大招商会议的新闻和广告效应，可把近期较成熟的项目安排在会上签署，要事先做好充分的准备工作：
（1）抓好各单位签约项目的上报汇总工作。
（2）准备好需签署的全同、协议及有关文件。
（3）安排好签约项目顺序，落实各方签约人。
八、与当地商家组织联系、合作
考虑到在当地联络、宣传，选择会场，准备视听设备，安排住宿和活动的方便，应加强与当地商业性组织的联系，包括我国驻外机构、企业、当地商会、经济文化交流协会、贸易促进会、基金会、咨询顾问公司等组织，并选择其中一方为会务主要合作方。
九、与当地新闻界联系
新闻界的源源不断的信息经过处理迅速输送给社会成员，在日积月累中形成了公众对它的依赖性，成为影响社会的权威性机构。在招商会议召开之前，尖加强与当地新闻界的联系，充分利用新闻界业大力宣传本地区的建设成就，提高知名度和影响力，引起公众对会议的热心关注。
由于招商会议的议题和内容较为专业化，为配合记者新闻稿的撰写，应在寄发会议邀请函的同时，附上宣传资料及会议中心内容简介、背景材料、图片等，并应准备好会议当天派发的新闻发布稿等。
十、布置会场，准备视听设备
会务工作小组应在当地合作机构的大力协助下，组织好会场的布置工作，包括展牌的布置，主席台、宾客席、接待处、签约席的布置，横幅、照明、空调、录音辅助器材、视听设备、电话、传真面等设施的设置和测试。对附酒会的场合，还需做好饮品、点心的准备、订购工作。会场接待处的两旁，预留宾客
送来花蓝的摆放空间。
第三节招商会议的召开
从会议筹备阶段进入会议召开阶段，特别是会议正式开幕后，会务组工作人员的工作重心不从筹办会务转变为组织和落实会议的各个环节，方要主要发言人和主持人把会议举办成功，达到预定效果。为此，应注意如下事项：（1）会议的主持人和主要发言人要充分发挥组织和主导的作用，突出重点，促进交流，活跃气氛，引导讨论。
（2）会上宣布的所有信息必须准确无误。
（3）会议的工作人员除做好会场服务工作之外，还应注意个体形象，取得与会宾客的信赖，
（4）会议的各项程序安排要紧凑，时间不宜过长，一般应控制在一个半小时之内。
一、接待来宾
会务接待人员在会场入口处设置签到处，请与会来宾在签到本上签名，留下名片，佩戴胸卡，热情解答来宾询问，引领来宾进入会场就座。对邀请到会的重要客人，应有专人引导、陪同。
二、发放资料
接待人员将会议议程表、招商项目资料、招商宣传资料等有礼貌地发给来宾，对与会的新闻界记者，还要加上会议新闻统发稿、图片、背景材料等。
三、安排座次
除大地发言人、贵宾、主持人、译员安排在主席台就座外，其他来宾按预设方案安排宾客席入座，签约代表的就座应利于签约仪式之进行，新闻记者的就座应利于采访、提问、摄影、录像的进行。
四、会议主持
会议主持人应充分发挥其“直、承、转、台”的作用，便会议开得既紧凑又活跃。其工作程序一般为：
（1）宣布会议开始，介绍与地的贵宾。
（2）对来自各方面来客能在繁忙中参中会议表示感谢。
（3）说明会议召开的背景、意图。
（4）提出会议议题及发言的顺序名单。
（5）做好各个发言人发言的承接工作。
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